Wydział Obsługi Urzędu (Referat Administracyjno-Gospodarczy)

Wydział Obsługi Urzędu

Wydział podlega bezpośrednio Sekretarzowi Gminy

tel. 22 76 77 300, 22 76 77 301

Naczelnik Wydziału:  Agnieszka Makowska

tel. 22 76 77 300, 22 76 77 301
 

Pracownicy Wydziału: Inspektor ds. ewidencji działalności gospodarczej: Aneta Drewniak
Pracownicy Biura Obsługi Interesanta/Kancelarii Urzędu: Marta Pasiewicz, Monika Łukasiewicz, Agnieszka Nyc
Pracownik ds. obsługi sekretariatu Wójta: Iwona Wyrobczyk  tel. 22 76 77 325

Referat Administracyjno-Gospodarczy
Kierownik Referatu: Piotr Karolak
tel.  22 76 77 317

Pracownicy Referatu:
Inspektor ds. informatyki: Zdzisław Bziuk, pomoc informatyczna Paweł Kiczko
tel. 22 76 77 312

 Do zadań Wydziału Obsługi Urzędu należy:
1. w zakresie obsługi sekretariatu:
1) obsługa organizacyjno – kancelaryjna  Wójta, Zastępcy Wójta, Sekretarza Gminy,
2) prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta oraz przygotowywanie i przekazywanie informacji o podjętych przez Wójta zarządzeniach,
3) prowadzenie rejestru delegacji służbowych,
2. w zakresie prowadzenia Biura Obsługi Interesanta – Kancelarii Urzędu:
1) udzielanie kompleksowej informacji interesantom o rodzaju, miejscu i trybie załatwiania spraw, organizacji i strukturze organów Gminy i Urzędu;
2) wspomaganie działalności merytorycznej komórek organizacyjnych Urzędu poprzez:
a) pomoc w opracowywaniu i dostarczaniu interesantom zestawu ujednoliconych formularzy,
b) udzielanie pomocy interesantom w wypełnianiu formularzy,
c) udzielanie szczegółowych informacji o sposobie załatwienia sprawy,
3)  prowadzenie kancelarii Urzędu:
d) przyjmowanie, kwalifikowanie korespondencji wpływającej do Urzędu, w tym bezpośrednio od interesantów oraz jej rejestracja również w elektronicznym systemie wspomagającym proces obiegu dokumentów,
e) prowadzenie rejestru skarg i wniosków składanych do Urzędu,
f) prowadzenie centralnego rejestru umów i porozumień w elektronicznym systemie obiegu dokumentów,
g) zamawianie pieczęci urzędowych i prowadzenie ich rejestru,
h) przekazywanie korespondencji właściwemu adresatowi,
f) wysyłanie korespondencji i przesyłek Urzędu,
g) sprawdzanie zgodności przedkładanych dokumentów z wymogami zawartymi w procedurach,
4) wprowadzanie nowych oraz doskonalenie istniejących metod i form obsługi  interesantów;
5) podejmowania działań na rzecz właściwej obsługi w Urzędzie osób niepełnosprawnych poprzez udzielanie pomocy osobom niepełnosprawnym w załatwianiu ich spraw oraz informowanie o obowiązujących przepisach prawnych dotyczących osób niepełnosprawnych,
3. w zakresie budowania struktury Urzędu jako organizacji sprawnej i przyjaznej dla interesantów oraz prowadzenie całokształtu spraw kadrowych:
1) sporządzanie projektu struktury organizacyjnej Urzędu i ciągłe jej doskonalenie,
2) opracowywanie projektów innych aktów wewnętrznego kierowania,
3) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu, w tym:
a) sporządzanie projektów umów, awansów, nagród, przeniesień, odpraw emerytalnych, świadectw pracy i innych dokumentów związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników,
b) prowadzenie bazy danych pracowników w systemie kadrowym oraz jej bieżąca aktualizacja,
c) prowadzenie spraw związanych z obowiązkiem składania przez pracowników samorządowych oświadczeń o prowadzeniu działalności gospodarczej oraz oświadczeń majątkowych,
d) prowadzenie doskonalenia zawodowego pracowników,
e) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem limitów na  wykorzystywanie samochodów prywatnych do celów służbowych przez  pracowników Urzędu oraz ich co miesięczne rozliczanie,
f) prowadzenie spraw związanych z kierowaniem pracowników na wstępne, kontrolne i okresowe badania lekarskie,
g) prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem konkursów na stanowiska urzędnicze w Urzędzie,
h) sporządzanie dla GUS w zakresie zadań Wydziału,
i) prowadzenie spraw z zakresu odbywanych w Urzędzie staży absolwenckich oraz   praktyk studenckich i uczniowskich,
4. w zakresie zadań pozostałych:
1) przyjmowanie, przekształcanie i przesyłanie wniosków o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej prowadzonej przez Ministerstwo Gospodarki,
2) realizacja wniosków przedsiębiorców o wydanie duplikatów dokumentów dot. działalności gospodarczej dla których organem ewidencyjnym był Wójt Gminy Jabłonna,
3) wydawanie licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką,
4) prowadzenie spraw i przygotowywanie dokumentów dot. wydawania zezwoleń na sprzedaż lub sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych, decyzji wygaśnięcia i cofnięcia,
5) naliczanie opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż lub sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych,
6) przygotowywanie projektów uchwał i ich uzasadnień w imieniu Wójta z zakresu kompetencji Wydziału
5. W skład Wydziału Obsługi Urzędu wchodzi Referat Administracyjno-Gospodarczy. Do zadań Referatu należy:
1) w zakresie tworzenia warunków sprawnego funkcjonowania Urzędu Gminy Jabłonna:
a) zabezpieczanie materiałowo – techniczne Urzędu w tym również dostawa prasy, książek i czasopism specjalistycznych,
b) administrowanie obiektem Urzędu, w tym:
- przygotowywanie projektów umów najmu, dzierżawy, dostawy mediów, świadczenia usług telefonicznych, pocztowych, serwisowych, ubezpieczeniowych i innych oraz odpowiedzialność za realizację zawartych umów,
- przygotowywanie projektu planu remontów bieżących,
c) udział w komisji przetargowej oraz przygotowanie niezbędnych dokumentów do przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne w zakresie należącym do właściwości Referatu,
d) przekazywanie informacji niezbędnych do prowadzenie ewidencji  ilościowej materiałów i wyposażenia biurowego oraz składników majątku Urzędu,
e) dokonywanie znakowania wyposażenia Urzędu i współudział w przeprowadzaniu  inwentaryzacji mienia,
f) sprawowanie dozoru nad mieniem obiektu Urzędu, monitoring potrzeb w tym zakresie,
g) utrzymanie porządku i czystości w obiekcie i wokół niego,
h) prowadzenie spraw związanych z umieszczeniem tablic urzędowych, godła i flagi państwowej oraz herbu  Gminy, w tym dekorowanie budynku z okazji świąt, rocznic  państwowych i innych ważnych wydarzeń i okoliczności,
i) prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem pracowników w odzież roboczą i ochronną,
j) nadzór administracyjny nad  obiektem archiwum zakładowego,
k) eksploatacja samochodów służbowych,
l) rozwożenie oraz wywieszanie na tablicach ogłoszeń gminnych obwieszczeń, zawiadomień, plakatów itp.,
m) nadzór nad przestrzeganiem w Urzędzie przepisów dotyczących porządku bezpieczeństwa i higieny pracy  oraz ochrony przeciwpożarowej,
2) w zakresie obsługi informatycznej i ochrony danych osobowych:
a) prowadzenie spraw związanych z komputeryzacją prac biurowych,
b) administrowanie i nadzór nad poprawnym działaniem sprzętu komputerowego w Urzędzie oraz zabezpieczeniem i nadzorowaniem systemu telefonicznego i informatycznego w Urzędzie,
c) instruktaż pracowników w zakresie obsługi wdrożonych programów,
d) organizowanie sieci komputerowej zgodnie z potrzebami Urzędu w miarę aktualnego rozwoju techniki oraz nadzór nad jej działaniem,
e) nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem elektronicznego obiegu dokumentów oraz elektronicznej skrzynki podawczej,
f) doradztwo w sprawach sprzętowych i programowych,
g) prowadzenie rejestru sprzętu komputerowego i zakupionych programów,
h) stała analiza potrzeb Urzędu w zakresie sprzętu i programów komputerowych, wnioskowanie i opiniowanie propozycji zakupów,
i) organizowanie napraw i konserwacji sprzętu komputerowego,
j) zarządzanie materiałami eksploatacyjnymi sprzętu komputerowego,
k) zarządzanie zabezpieczeniem systemów informatycznych w związku z ochroną danych osobowych i ochroną informacji niejawnych,
l) wykonywanie prac związanych z pełnieniem funkcji administratora bezpieczeństwa sieci i administratora sieci,
m) prowadzenie całokształtu spraw związanych z administrowanie danymi osobowymi.

Archiwum Zakładowe

Archiwista Zakładowy Katarzyna Wierzbicka

 227677300

Pracami archiwum zakładowego kieruje archiwista zakładowy. Archiwista realizuje zadania związane z utrzymaniem Archiwum Zakładowego, a w szczególności:
1. przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu,
2. przechowywanie i zabezpieczenie przed uszkodzeniem przyjętej dokumentacji,
3. prowadzenie ewidencji akt,
4. udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym,
5. przekazywanie materiałów archiwalnych kat. A do Archiwum Państwowego,
6. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchwalnej (kat. B) i udział w jej komisyjnym brakowaniu,
7. przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę lub zniszczenie, po uprzednim uzyskaniu zezwolenia Archiwum Państwowego,
8. postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub ustania określonej działalności,
9. bieżąca współpraca z Archiwum Państwowym,
10. udostępnianie informacji publicznej ze zbiorów archiwalnych,
11. opracowywanie i aktualizowanie instrukcji archiwalnej,
12. sporządzanie i przesyłanie do Archiwum Państwowego sprawozdań z działalności Archiwum Zakładowego,
13. nadzór nad prawidłowym stosowaniem instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie oraz jednolitym rzeczowym wykazem akt dla organów gmin.
Archiwista zakładowy pełni funkcję koordynatora czynności kancelaryjnych.
Do zakresu czynności koordynatora należy bieżący nadzór nad prawidłowością czynności kancelaryjnych, a w szczególności nadzór nad doborem klas z wykazu akt do załatwienia spraw, właściwym załatwianiem spraw i prowadzeniem akt sprawy.